Chúng ta vẫn thường thấy trên báo, đài, youtube, các kênh social hay cũng thể là trực tiếp tham gia vào các sự kiện lớn nhỏ khác nhau. Những sự kiện này được tổ chức với nhiều lý do khác nhau, có thể là sự kiện khuyến mãi, sự kiện ra mắt, sự kiện kết nối, sự kiện thông báo,... Việc tổ chức sự kiện trong thời đại số, cần kết hợp công nghệ để những quy trình check-in check-out, các hoạt động không còn thủ công nữa, mà đã được tự động hóa, tiện lợi, nhanh chóng, hiệu quả hơn.
Điều kiện cần để triển khai
- Sản phẩm của tất cả đơn vị tham gian phải được số hóa
- Thông tin doanh nghiệp của tất cả đơn vị phải được số hóa bài bản, đầy đủ, uy tín
- Xây dựng kênh cho mỗi đơn vị tham gia là một kênh bán hàng với đầy đủ thông tin
- Xây dựng kênh sự kiện
- Hướng dẫn các đại diện tham gia tạo tài khoản để check-in
- Tạo các ấn phẩm sự kiện, thông tin truyền bá
Các điều kiện được nêu trên là cơ sở để có một sự kiện kết nối áp dụng công nghệ vào để đổi mới sáng tạo, tự động hóa hơn trong thời đại số.
Cách xây dựng
Dưới đây là những đầu việc lớn theo thứ tự cần chuẩn bị cho sự kiện:
1. Số hóa sản phẩm của đơn vị tham gia
Mỗi một doanh nghiệp, cơ sở, đơn vị tham gia sự kiện phải có sản phẩm trưng bày, xúc tiến. Những sản phẩm này phải được số hóa, nghĩa là đưa sản phẩm lên nền tảng số với đầy đủ thông tin, hình ảnh, chất lượng. Để doanh nghiệp dễ dàng kết nối sản phẩm, giới thiệu sản phẩm của mình một cách nhanh chóng và tiện lợi. Đơn vị tổ chức sự kiện phải hỗ trợ doanh nghiệp chưa số hóa sản phẩm, có được những sản phẩm số.
2. Số hóa thông tin doanh nghiệp
Đối với những doanh nghiệp chưa có thông tin số hóa. Đơn vị tổ chức cũng phải hỗ trợ doanh nghiệp số hóa thông tin bài bàn, đầy đủ. Thông tin doanh nghiệp trên nền tảng số là bộ mặt của doanh nghiệp, nó giúp khách hàng, đối tác hiểu hơn về doanh nghiệp mình, sản phẩm mình đang kinh doanh.
3. Xây dựng kênh trưng bày cho các doanh nghiệp tham gia
Tạo kênh trưng bày sản phẩm cho các doanh nghiệp tham gia sự kiện, mỗi doanh nghiệp có thể được xem như một gian hàng, và kênh chính là nơi để họ trưng bày các sản phẩm kinh doanh lên đó. Trong kênh này sẽ có tất cả thông tin về doanh nghiệp, sản phẩm/ dịch vụ mà doanh nghiệp đang cung cấp.
4. Xây dựng kênh sự kiện
Đơn vị tổ chức sẽ tạo cho mình một kênh sự kiện trên Net🆔, trong kênh sẽ có đầy đủ thông tin về sự kiện như:
- Thông tin về sự kiện (thời gian tổ chức, timeline tổ chức, địa điểm, nội dung, nhà tài trợ, khách mời,...)
- Danh sách các doanh nghiệp tham gia
- Tất cả sản phẩm được trưng bày kết nối
- Danh sách các kênh trưng bày của doanh nghiệp
Kênh này có thể thay thế thư mời, trang thông tin cho sự kiện, vì tất cả những thông tin đều có ở trên kênh, trực quan, rõ ràng, hiện đại.
5. Truyền thông hướng dẫn cách tạo tài khoản tham gia
Đơn vị tổ chức sự kiện phải có khâu truyền thông hướng dẫn các doanh nghiệp tham gia có tài khoản trên Net🆔. Mục đích là để họ có thể sử dụng tài khoản Net🆔 đó như Card Visit cá nhân của mình, để kết nối, giao lưu. Đồng thời còn quản lý được kênh trưng bày sản phẩm của mình. Đơn vị tổ chức cũng sẽ có được danh sách tài khoản của doanh nghiệp tham gia khi học xem kênh sự kiện, và tổ chức được các trò chơi khuấy động không khí như quay số trúng thưởng.
6. Tạo các ấn phẩm sự kiện, thông tin truyền bá
- Thiết kế các banner, poster có chứa QR kênh sự kiện, và truyền thông lên website, các kênh social, để quảng cáo và PR.
- Thiết kế standee có chứa QR kênh sự kiện để check-in
Tóm lại
Tóm lại, ở trên đã nêu ra những điều cần làm để số hóa một sự kiện xúc tiến, đối tượng tham gia là doanh nghiệp, có sản phẩm cần trưng bày, kết nối. Đó là những đầu công việc lớn cần chuẩn bị để có được một sự kiện kết hợp công nghệ. Không chỉ giúp thành viên tham gia được số hóa sản phẩm và thông tin, mà còn có thể giúp họ kết nối, xúc tiến nhanh hơn, tiện hơn, hiện đại hơn.
