Hiện nay, mô hình SaaS ERP kết hợp cùng điện toán đám mây đang trở thành xu hướng nổi bật, dẫn dắt sự phát triển của ngành công nghệ trên toàn cầu. Tuy nhiên, với không ít doanh nghiệp Việt Nam, những khái niệm này vẫn còn khá mới mẻ và chưa thực sự được hiểu rõ.
Vậy SaaS ERP là gì? Mô hình này mang lại những lợi ích cụ thể nào cho doanh nghiệp trong quá trình vận hành và quản trị? Nhằm giúp bạn có cái nhìn toàn diện và rõ ràng hơn, bài viết dưới đây sẽ giới thiệu những khái niệm cốt lõi xoay quanh SaaS ERP, đồng thời làm rõ vai trò và giá trị mà mô hình này mang lại trong kỷ nguyên số.
Khái niệm về mô hình SaaS
SaaS là viết tắt của Software as a Service – một trong những mô hình điện toán đám mây phổ biến nhất hiện nay. Đây là mô hình phân phối phần mềm dưới dạng dịch vụ, trong đó nhà cung cấp không bán sản phẩm phần mềm truyền thống mà cung cấp quyền sử dụng phần mềm thông qua nền tảng trực tuyến.
Theo mô hình này, nhà cung cấp chịu trách nhiệm xây dựng, vận hành, bảo trì và cập nhật phần mềm trên nền tảng web. Người dùng chỉ cần kết nối internet là có thể truy cập và sử dụng phần mềm từ xa, không cần cài đặt hay quản lý hệ thống phức tạp. Chi phí sử dụng thường được tính theo hình thức đăng ký định kỳ như theo tháng, quý hoặc năm, giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc kiểm soát ngân sách và quy mô sử dụng.
Phần mềm SaaS ERP là gì?
ERP (Enterprise Resource Planning) vốn được biết đến là hệ thống phần mềm hoạch định và quản lý nguồn lực doanh nghiệp, giúp tích hợp và đồng bộ các hoạt động như tài chính – kế toán, nhân sự, bán hàng, kho vận, sản xuất…
SaaS ERP là mô hình ERP được phân phối và vận hành trên nền tảng điện toán đám mây. Thay vì phải đầu tư hạ tầng máy chủ và cài đặt phần mềm nội bộ, doanh nghiệp sẽ thuê quyền sử dụng phần mềm ERP từ nhà cung cấp thông qua internet.
Với SaaS ERP, người dùng có thể truy cập và thao tác hệ thống mọi lúc, mọi nơi, trên nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, laptop, máy tính bảng hay điện thoại thông minh, miễn là có kết nối internet. Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao tính linh hoạt trong quản lý, tối ưu chi phí vận hành và dễ dàng mở rộng khi quy mô phát triển.
Những ưu điểm nổi bật của mô hình SaaS ERP
Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hiệu quả
Có thể khẳng định rằng, SaaS ERP giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí đáng kể so với các mô hình ERP truyền thống. Không chỉ có mức chi phí thấp hơn, SaaS ERP còn giúp doanh nghiệp dễ dàng dự trù ngân sách, hạn chế các khoản chi phát sinh như chi phí chuyển đổi hệ thống, chi phí cơ hội, chi phí đầu tư ban đầu hay nhân sự vận hành.
Khi sử dụng SaaS ERP, doanh nghiệp chỉ cần chi trả theo số lượng người dùng (user) và các phân hệ thực sự cần thiết như: quản lý quan hệ khách hàng (CRM), kế toán – tài chính, nhân sự – tiền lương, quản lý chuỗi cung ứng… Nhờ đó, doanh nghiệp tránh được việc đầu tư dàn trải, lãng phí nguồn lực.
Nâng cấp tự động, luôn sử dụng phiên bản mới nhất
Một trong những ưu điểm nổi bật của SaaS ERP là khả năng nâng cấp tự động. Doanh nghiệp luôn được trải nghiệm các tính năng mới nhất mà không cần can thiệp kỹ thuật hay gián đoạn hoạt động.
Nhà cung cấp chịu trách nhiệm duy trì, bảo mật và tối ưu hệ thống, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và nhân lực IT. Các phiên bản phần mềm được cập nhật liên tục, cải tiến tính năng cũ và bổ sung chức năng mới một cách đồng bộ, đảm bảo hệ thống vận hành ổn định và an toàn.
Truy cập linh hoạt mọi lúc, mọi nơi
Nhờ hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, SaaS ERP cho phép doanh nghiệp truy cập và làm việc từ xa mà không bị giới hạn không gian hay địa điểm. Chỉ cần có kết nối internet, người dùng có thể sử dụng hệ thống ở bất kỳ đâu, kể cả ngoài văn phòng.
Bên cạnh đó, các nhà cung cấp SaaS ERP không ngừng phát triển ứng dụng đa nền tảng, tương thích với nhiều hệ điều hành và trình duyệt khác nhau, nhằm nâng cao trải nghiệm và tính tiện lợi cho người dùng.
Khả năng tích hợp linh hoạt với nhiều hệ thống
Hầu hết các phần mềm SaaS ERP hiện nay đều được tối ưu API mở (Application Programming Interface), cho phép kết nối và đồng bộ dữ liệu với các ứng dụng, nền tảng khác nhau.
Nhờ khả năng tích hợp linh hoạt này, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ sinh thái công nghệ đồng bộ, tối ưu quy trình vận hành và dễ dàng thích nghi với xu hướng chuyển đổi số.
Dễ dàng mở rộng quy mô theo nhu cầu phát triển
Trong quá trình tăng trưởng, việc mở rộng quy mô là điều tất yếu đối với mọi doanh nghiệp. SaaS ERP giúp doanh nghiệp linh hoạt mở rộng hoặc thu hẹp quy mô sử dụng chỉ bằng thao tác thêm hoặc bớt người dùng trên hệ thống, thay vì phải đầu tư thêm hạ tầng phần cứng như ERP on-premise.
Doanh nghiệp chỉ cần thanh toán chi phí tương ứng trong chu kỳ tiếp theo, giúp kiểm soát ngân sách hiệu quả. Ngoài ra, SaaS ERP còn cho phép tích hợp thêm các phần mềm, phân hệ mới mà không ảnh hưởng đến dữ liệu hay cơ sở hạ tầng hiện có — một lợi thế lớn cho những doanh nghiệp đang có kế hoạch mở rộng trong tương lai.
Một số hạn chế của mô hình SaaS ERP
Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, SaaS ERP vẫn tồn tại một số hạn chế và có thể chưa phù hợp với mọi mô hình doanh nghiệp. Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố sau:
Hạn chế về bảo mật dữ liệu
Do dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng đám mây, một số doanh nghiệp – đặc biệt là tổ chức nhà nước hoặc đơn vị có yêu cầu bảo mật nghiêm ngặt – có thể cảm thấy chưa thực sự an tâm. Tuy nhiên, hiện nay các nhà cung cấp SaaS ERP đã tăng cường mã hóa dữ liệu và cam kết bảo mật thông qua các tiêu chuẩn và SLA rõ ràng.
Phụ thuộc vào kết nối internet
Người dùng chỉ có thể truy cập và sử dụng SaaS ERP khi có internet. Điều này có thể gây gián đoạn trong trường hợp mất kết nối, dù với đa số doanh nghiệp hiện nay, việc làm việc trực tuyến đã trở nên quen thuộc.
Tự động cập nhật phiên bản
Việc phần mềm tự động nâng cấp giúp doanh nghiệp luôn sử dụng tính năng mới, nhưng cũng có thể khiến người dùng mất thời gian làm quen khi giao diện hoặc chức năng thay đổi.
Khả năng tùy chỉnh còn hạn chế
So với ERP on-premise, SaaS ERP ít linh hoạt hơn trong việc tùy biến theo các quy trình đặc thù. Vì vậy, mô hình này phù hợp hơn với doanh nghiệp có quy trình vận hành tiêu chuẩn.
