Làm việc từ xa đang dần trở thành một phần trong mô hình vận hành của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Không chỉ xuất phát từ nhu cầu linh hoạt, mà còn là cách để doanh nghiệp tối ưu chi phí, mở rộng nguồn nhân sự và thích ứng nhanh với thay đổi. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không phải doanh nghiệp nào cũng làm việc từ xa hiệu quả.
Nhiều nơi cho phép nhân viên làm việc online nhưng lại gặp tình trạng công việc rời rạc, khó kiểm soát tiến độ, phối hợp kém và hiệu quả không rõ ràng. Khi đó, vấn đề không nằm ở việc làm việc từ xa, mà nằm ở cách doanh nghiệp tổ chức và ứng dụng công nghệ.
Vì sao nhiều doanh nghiệp làm việc từ xa nhưng hiệu quả chưa cao?
Phần lớn doanh nghiệp triển khai làm việc từ xa bằng cách “chuyển chỗ làm”, nhưng không thay đổi phương thức quản lý. Một số vấn đề thường gặp gồm:
- Công việc được trao đổi qua quá nhiều kênh như Zalo, Messenger, Email
- Tài liệu lưu trữ rời rạc, phụ thuộc vào máy cá nhân
- Giao việc bằng tin nhắn, thiếu theo dõi và báo cáo rõ ràng
- Người quản lý khó nắm được tiến độ, hiệu suất thực tế của nhân viên
Khi không có hệ thống quản lý phù hợp, làm việc từ xa dễ trở thành hình thức, khiến nhân viên thiếu định hướng và quản lý mất kiểm soát.
Công nghệ – Nền tảng cốt lõi để làm việc từ xa hiệu quả
Thay vì cố gắng kiểm soát con người, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang quản lý bằng hệ thống và dữ liệu. Lúc này, công nghệ đóng vai trò như một “văn phòng số”, nơi mọi hoạt động được ghi nhận rõ ràng, minh bạch và có thể theo dõi từ xa.
Một giải pháp công nghệ phù hợp giúp doanh nghiệp:
- Quản lý công việc tập trung: Mỗi công việc đều có người phụ trách, thời hạn rõ ràng, trạng thái minh bạch. Nhân viên chủ động hơn, quản lý cũng dễ theo dõi và đánh giá hiệu quả.
- Lưu trữ dữ liệu và thông tin chung: Tài liệu, báo cáo, thông tin khách hàng được lưu trữ tập trung trên hệ thống, hạn chế rủi ro thất lạc và phụ thuộc vào cá nhân.
- Theo dõi tiến độ theo thời gian thực: Quản lý không cần hỏi liên tục, hệ thống tự phản ánh tiến độ, giúp việc ra quyết định nhanh và chính xác hơn.
- Giảm trao đổi thủ công, tăng hiệu suất: Nhắc việc, báo cáo, tổng hợp dữ liệu được tự động hóa, tiết kiệm thời gian cho cả nhân viên và quản lý.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để làm việc từ xa hiệu quả?
Doanh nghiệp không cần đầu tư phức tạp ngay từ đầu, nhưng cần đi đúng hướng:
- Một nền tảng phần mềm quản lý chung
Thay vì dùng nhiều công cụ rời rạc, doanh nghiệp nên có một hệ thống tập trung để quản lý công việc, nhân sự và dữ liệu. - Quy trình rõ ràng, thống nhất
Công nghệ chỉ phát huy hiệu quả khi đi kèm quy trình: ai làm gì, báo cáo khi nào, xử lý ra sao cần được thiết lập rõ ngay từ đầu. - Giải pháp phù hợp với quy mô
Doanh nghiệp nhỏ cần phần mềm dễ dùng – vừa đủ – dễ mở rộng, tránh hệ thống quá phức tạp gây lãng phí.
Hệ sinh thái phần mềm Hiền Nhân – Giải pháp đồng bộ cho làm việc từ xa
Từ thực tế triển khai cho nhiều doanh nghiệp, Hiền Nhân nhận thấy rằng để làm việc từ xa hiệu quả, doanh nghiệp cần một hệ sinh thái phần mềm đồng bộ, thay vì các công cụ rời rạc.
Hiền Nhân phát triển và triển khai các giải pháp phần mềm giúp doanh nghiệp vận hành linh hoạt và kiểm soát tốt hơn trong môi trường làm việc từ xa, bao gồm:
+ eBiz 4.0 – Phần mềm quản lý doanh nghiệp
Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công việc, quy trình nội bộ, theo dõi hiệu suất nhân sự và dữ liệu vận hành trên một nền tảng tập trung. Phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn quản lý bài bản nhưng không phức tạp.
+ NetID – Nền tảng định danh và kết nối số
Giúp doanh nghiệp quản lý thông tin, kết nối nhân sự và khách hàng trong môi trường online, hỗ trợ làm việc từ xa thuận tiện và chuyên nghiệp hơn.
+ Website & hệ thống bán hàng online
Giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh, tư vấn và chăm sóc khách hàng từ xa, đảm bảo không gián đoạn vận hành dù nhân sự không làm việc trực tiếp tại văn phòng.
Làm việc từ xa không chỉ là xu hướng, mà là lợi thế dài hạn
Doanh nghiệp ứng dụng công nghệ đúng cách có thể:
- Linh hoạt trong vận hành
- Tiết kiệm chi phí cố định
- Thu hút và giữ chân nhân sự tốt hơn
- Duy trì hiệu suất ổn định trong mọi hoàn cảnh
Làm việc từ xa sẽ không còn là rào cản nếu doanh nghiệp chủ động đầu tư giải pháp công nghệ phù hợp. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ những giải pháp phần mềm phù hợp với mô hình hiện tại để từng bước tối ưu hiệu quả làm việc từ xa và vận hành bền vững hơn.
