WMS là một hệ thống phần mềm được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hoạt động kho, bao gồm nhập kho, xuất kho, lưu trữ, quản lý tồn kho, và vận chuyển hàng hóa. Hệ thống này giúp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót, tăng cường hiệu suất và giảm chi phí trong quản lý kho.
1. Hệ thống quản lý tồn kho thông minh (WMS) là gì?
Hệ thống Quản lý Kho Thông minh (WMS) là giải pháp công nghệ hiện đại được phát triển nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa toàn bộ quy trình quản lý kho, đồng thời giám sát liên tục mọi biến động của hàng hóa trong hệ thống lưu trữ. Thông qua nền tảng số hóa, WMS đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hiệu quả trong công tác điều phối hàng hóa.
WMS không chỉ quản lý luồng vận chuyển nội bộ mà còn tích hợp trọn vẹn các nghiệp vụ quan trọng trong chuỗi vận hành kho, bao gồm:
- Nhập nguyên vật liệu
- Xuất kho sản xuất
- Tiếp nhận thành phẩm
- Kiểm kê định kỳ
- Xuất hàng
- Đóng gói
- Điều phối giao nhận
Hệ thống này có khả năng liên kết linh hoạt với các phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), giúp đồng bộ dữ liệu từ các bộ phận bán hàng, mua hàng và sản xuất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch chính xác cho nhu cầu nguyên liệu, lịch trình sản xuất và thời điểm giao hàng, từ đó nâng cao năng suất và khả năng đáp ứng thị trường.
Cấu trúc của hệ thống WMS bao gồm các module chức năng chuyên biệt như:
- IMS (Inventory Management System): Quản lý và cập nhật tồn kho theo thời gian thực
- SMS (Sorting Management System): Tự động hóa quy trình phân loại và sắp xếp hàng hóa
- ECS (Equipment Control System): Điều khiển và phối hợp hoạt động thiết bị trong kho
- WCS (Warehouse Control System): Giám sát, điều phối vận hành tổng thể của nhà kho
Tổng hợp các hệ thống trên tạo thành Hệ thống Dữ liệu Logistics (Logistics Data System), đóng vai trò nền tảng trong việc thúc đẩy quá trình số hóa và tự động hóa vận hành kho, từ đó giúp doanh nghiệp chuyển đổi sang mô hình vận hành thông minh, linh hoạt và hiệu quả.
2. Lợi ích khi sử dụng WMS đối với doanh nghiệp
2.1. Tối ưu thiết kế và không gian lưu trữ
Sắp xếp hàng hóa theo quy chuẩn thông minh: Hệ thống kho thông minh không chỉ ghi nhận vị trí lưu trữ, mà còn đề xuất vị trí tối ưu cho từng loại hàng hóa dựa trên:
- Kích thước: hàng lớn được bố trí gần lối đi để tiện vận chuyển
- Tính chất sử dụng: hàng thường xuyên xuất được đặt ở vị trí dễ tiếp cận
- Loại hàng: hàng dễ vỡ hoặc đặc biệt có thể được cách ly và bảo quản riêng
Tự động hóa và số hóa quy trình lưu trữ: Khi hàng hóa được đưa vào kho, hệ thống tự động quét mã, định vị, và ghi nhận vị trí chính xác trong hệ thống, do đó, quá trình nhập, xuất kho và kiểm kê không cần ghi thủ công , giúp giảm sai sót và thời gian xử lý
Phân tích không gian sử dụng theo thời gian thực: WMS có thể cung cấp bản đồ không gian ảo của kho, giúp quản lý kho/ giám sát hình dung và điều chỉnh lại vị trí lưu trữ nếu cần. Ngoài ra, WMS có thể tích hợp báo cáo hiệu suất lưu trữ, nhận diện khu vực nào bị lãng phí hoặc chưa tận dụng.
2.2. Tiết kiệm chi phí vận hành
WMS giúp giảm chi phí nhân sự trực tiếp nhờ vào tự động hóa các thao tác kho, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể số lượng nhân viên cần thiết cho các khâu: Kiểm kê, Nhập - xuất kho, Ghi nhận và báo cáo tồn kho. Nhân viên chỉ cần giám sát hệ thống hoặc xử lý những ngoại lệ, giúp tối ưu chi phí tiền lương, đào tạo và quản lý nhân sự.
Thiết kế kho thông minh giúp tận dụng tối đa diện tích theo chiều dọc, chiều sâu của cơ sở vật chất nơi lưu trữ. Doanh nghiệp có thể thuê hoặc sử dụng diện tích nhỏ hơn nhưng vẫn đảm bảo lưu trữ cùng khối lượng hàng, từ đó có thể giảm chi phí liên quan đến thuê kho, chi phí năng lượng và bảo trì cơ sở hạ tầng.
Ngoài ra, WMS còn giúp giảm thất thoát và hao hụt hàng hóa khi giúp kiểm soát chính xác từng sản phẩm từ khi nhập đến khi xuất nhờ vào việc sử dụng RFID và mã vạch để tránh mất mát, nhầm lẫn hoặc gian lận. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm chi phí tổn thất do sai sót hoặc rủi ro hàng tồn.
Giảm chi phí kiểm kê định kỳ cũng là ưu điểm nổi bật của WMS khi kiểm kê thủ công thường tốn nhiều thời gian và nhân lực. Trong khi WMS cho phép kiểm kê theo thời gian thực, hoặc theo lịch tự động mà không gián đoạn hoạt động, giúp tiết kiệm chi phí kiểm toán và nhân sự tạm thời.
2.3. Quản lý dịch vụ logistics
WMS quản lý hàng hóa ký gửi toàn diện nhờ vào quản lý chính xác số lượng và trạng thái hàng hóa do đối tác gửi kho; Tự động cảnh báo khi hàng đến hạn thanh toán hoặc hết thời gian lưu kho giúp giám sát kho có phương án giải quyết kịp thời.
Hệ thống theo dõi toàn bộ quy trình từ nhận đơn hàng, soạn hàng, đóng gói đến giao hàng.Hỗ trợ cá nhân hóa quy trình fulfilment cho từng loại sản phẩm hoặc khách hàđó, từ đó giảm lỗi đơn hàng, tăng độ chính xác và tốc độ xử lý.
Ngoài ra, WMS còn giúp quản lý vận tải nội bộ và tích hợp đơn vị vận chuyển bên ngoài thông qua việc theo dõi lịch trình xe, thời gian giao-nhận hàng, trạng thái đơn vận. Tích hợp API với các đơn vị vận chuyển như Viettel Post, Giao hàng nhanh, DHL… để đồng bộ dữ liệu đơn hàng.
3. Các loại WMS
Hiện nay, hệ thống quản lý kho (WMS – Warehouse Management System) được phân loại đa dạng dựa trên hình thức triển khai, khả năng kết nối, cũng như phương pháp sử dụng.
Trước hết, về tính kết nối, có hai dạng phổ biến: WMS độc lập và WMS tích hợp.
- WMS độc lập vận hành riêng biệt, không liên kết với các hệ thống khác như ERP hay POS, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ chỉ cần quản lý kho đơn giản.
- WMS tích hợp có thể kết nối dữ liệu với các hệ thống quản lý khác trong doanh nghiệp, giúp quản lý đồng bộ từ tài chính đến sản xuất và phân phối, rất thích hợp cho các doanh nghiệp vừa và lớn.
Về nền tảng triển khai, các hệ thống WMS hiện nay có thể được cài đặt tại chỗ (On-premise), sử dụng nền web, hoặc được triển khai trên nền tảng đám mây.
- WMS On-premise mang lại khả năng kiểm soát dữ liệu và tùy chỉnh cao nhưng đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu lớn.
- WMS nền web có lợi thế về khả năng truy cập từ mọi nơi qua trình duyệt nhưng phụ thuộc vào kết nối mạng.
- WMS đám mây đang trở thành xu hướng với ưu điểm chi phí thấp, khả năng mở rộng linh hoạt, và cập nhật phần mềm thường xuyên mà không cần can thiệp thủ công.
Ngoài ra, WMS còn được phân loại theo hình thức sử dụng.
- WMS cơ bản thường chỉ gồm các chức năng quản lý nhập – xuất, kiểm kê và theo dõi tồn kho, dễ triển khai và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp nhỏ.
- WMS di động được tích hợp với các thiết bị cầm tay như máy quét mã vạch, giúp nhân viên làm việc trực tiếp trong kho một cách nhanh chóng và chính xác.
- WMS tích hợp chuỗi cung ứng (SCM) là giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp có chuỗi cung ứng phức tạp hỗ trợ quản lý từ điểm nhập hàng đến lúc giao hàng cuối cùng.
Tạm kết
Việc áp dụng hệ thống quản lý kho thông minh không chỉ nâng cao hiệu quả vận hành mà còn góp phần tối ưu chi phí, tăng độ chính xác trong quản lý, và tạo nền tảng vững chắc cho doanh nghiệp phát triển bền vững.
Từ thiết kế không gian lưu trữ khoa học, tích hợp các công nghệ tiên tiến như RFID, IoT, đến quản lý toàn diện các dịch vụ logistics, tất cả đều hướng đến mục tiêu xây dựng một hệ thống kho hiện đại, linh hoạt và có thể mở rộng theo nhu cầu. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc đầu tư vào giải pháp WMS chính là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực chuỗi cung ứng, đáp ứng tốt hơn kỳ vọng của khách hàng và thị trường.
Hoàng Thị Mỹ Tâm |
9 ngày
Phan Nguyệt Ánh |
9 ngày
Phan Nguyệt Ánh |
9 ngày
Vân Thu |
9 ngày
Vân Thu |
9 ngày
Vân Thu |
9 ngày
Thương Trần Thanh Hoài |
9 ngày
Thương Trần Thanh Hoài |
9 ngày
